Com o aumento das reuniões virtuais, decorrente principalmente a pandemia de Covid-19 que assola empresas e pessoas no mundo todo, enquanto muitos isolados em casa, necessitamos garantir que as elas sejam produtivas. Afinal, uma reunião é meramente uma parte de um processo para alcançar uma meta.
Primeiramente, comentando brevemente sobre o que é PDCA (ou Ciclo PDCA), esta metodologia interativa foi criada no século 20 por Walter Andrew Shewart, um físico conhecido por ter sido o pioneiro no controle estatístico de qualidade. Entretanto, o método só foi difundido mundialmente na década de 50, pelo professor americano William Edwards Deming.
PDCA, ou resolução cientifica de problemas, também são conhecidos como sistemas para o desenvolvimento de pensamento crítico. Na Toyota este pensamento também é conhecido como
"Construindo as pessoas antes de construir carros". Toyota e outras empresas
enxutas propõem que os envolvidos em um grupo de trabalho para resolver problemas, utilizando PDCA, são mais capazes de inovar e ficar à frente da concorrência através de um rigoroso método de resolução de problemas. Isso também cria uma cultura de solucionadores de problemas utilizando PDCA e cria uma cultura de pensadores críticos.
Como acontece com muitos
processos da Toyota, o PDCA está no centro de uma reunião ou de uma série de reuniões produtivas. Quando se pensa em aplicar o PDCA às reuniões, é essencial ter em mente alguns pontos importantes sobre o pensamento e a prática Lean:
1. Levar a autoridade para solução de problemas ao nível mais baixo da organização. Os indivíduos podem solucionar seus próprios problemas com uma estrutura definida;
2. Um mecanismo para que o membro da equipe possa “puxar o andon” (dar o alerta sobre anormalidades), quando atingir uma dificuldade/obstáculo, e uma reunião pode ser esse mecanismo (principalmente em ambientes que não sejam operacionais);
3. Antes de puxar o andon, o que vem a frente e o que está atrás deve estar claro. “Estamos com o plano em dia ou não?” O projeto geral, com seus prazos e KPIs, deve estar claro (e a reunião é uma etapa do processo);
4. Uma estrutura para deixar clara a responsabilidade — quanto mais, melhor. Sim, nós, “trabalhadores intelectuais”, temos a tendência de resistir a muitas restrições, mas, lembre-se do valor e do propósito do trabalho padronizado. Ele nos dá a liberdade para determinar nosso próximo kaizen e liberar nossa criatividade. A responsabilidade clara mantém as pessoas engajadas e produtivas e nos ajuda a lutar contra o isolamento — sempre, mas especialmente agora.
Como gerenciar uma reunião utilizando PDCA?
Na Toyota, usa-se a estrutura fundamental do PDCA para gerenciar uma reunião ou uma série de reuniões como:
PLANEJAR (PLAN)
1. Deixe claro o propósito da reunião. No que esta reunião contribui para alcançarmos nossa meta de negócio?
2. Defina quem deve participar e quem deve apresentar;
3. Determine o “responsável” pela reunião e seu papel;
4. Defina quando a reunião deve acontecer (com base nas metas);
5. Deixe claro a duração da reunião, com base na agenda;
6. Crie uma agenda especificando os tópicos a serem endereçados;
7. Designe um apresentador para cada tópico e indique a quantidade de tempo que eles terão para apresentar.
Key points:
• A pessoa resolvendo o problema ou propondo a ideia deve deixar claro o problema a ser discutido escrevendo-o em sua proposta;
• A proposta ou outros materiais devem ser compartilhados com todos os participantes antes da reunião. Permita pelo menos dois dias para que eles tenham tempo de ler e preparar perguntas;
• Se estamos endereçando um problema ou reportando o progresso, qual é o nosso KPI? Como enxergamos que estamos alcançando nossas metas?
EXECUTAR (DO)
1. Defina quem vai liderar a reunião — a pessoa que gerencia a agenda (normalmente a pessoa que a define, mas não sempre);
2. Deixe claro quem controla o tempo e garante que a discussão não leve muito tempo em um tópico específico (normalmente, o líder da reunião);
3. Identifique quem apresenta e como as propostas serão apresentadas;
4. Designe responsabilidade por preparar as pautas;
5. Deixe claro o foco de cada item da agenda.
Key points:
• Limite a apresentação de uma ideia a 10 minutos para forçar a efetividade e a eficiência da comunicação;
• Dedique mais tempo na discussão e menos na explicação;
• Envie aos participantes o material com antecedência — isso mostra respeito aos participantes. Ler o que é enviado a você mostra respeito mútuo pelos outros de sua equipe;
• Foque na “gestão da anormalidade”. Dedique tempo aos itens em vermelho — os planos que estão atrasados e que, portanto, precisam de ajuda. Isso nos ajuda a desenvolver uma cultura de foco nos problemas e faz com que as pessoas se sintam confortáveis ao levantá-los.
• Esclareça os itens de ação no final da reunião determinando quem vai fazer e até quando;
• Compile e envie as pautas da reunião para esclarecer a responsabilidade de acompanhamento — quem vai fazer o que e quando;
CHECAR (CHECK)
1. Encerre as pautas o mais próximo possível do final da reunião;
2. Confirme que as tarefas que precisam ser completadas antes da próxima reunião tenham sido designadas, especialmente se essa reunião fizer parte de uma série;
3. Reflita na efetividade da reunião: alcançamos nosso plano? Seguimos nossa agenda?
AÇÃO/AJUSTAR (ACTION)
1. Considere se a estrutura da reunião deve ser mudada. Revise todos os itens da seção PLANEJAR acima;
2. Revise a agenda com base em nossa reflexão, definindo se atualizações são necessárias e quais são as informações a serem compartilhadas na próxima reunião;
3. Destaque os itens que estão atrasados (em vermelho) como uma área de foco para a próxima reunião.
As reuniões normalmente têm dois caminhos possíveis: 1º) elas podem nos derrubar e nos entediar ou 2º) nos engajar e nos tornar mais produtivos!
Com uma série infinita de reuniões virtuais nestes dias, todos nós nos sentiríamos melhores se elas fossem mais produtivas. O PDCA é uma estrutura simples que nos ajuda a conduzir as reuniões e a monitorar nosso progresso em direção a nossas metas e nosso plano.
Fonte:
Lean Post
Publicado em 26/05/2020
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